1. Ce este un proces?

Un proces este o serie structurata de pasi si actiuni care livreaza un serviciu sau operatiune in cadrul activitatii desfasurate de agentia de turism.

Un proces definit contine:

  • tipul de client pentru care se aplica procesul,

  • persoanele & departamentele implicate in proces,

  • lista de pasi de parcurs secvential pentru livrarea serviciului,

  • relatia dintre pasi,

  • resursele necesare si legaturile cu alte procese,

  • alinierea executiei procesului cu standardele de calitate ale agentiei.

 

Un exemplu ar fi pasii si actiunile pe care ii executa un consultant de turism pentru vanzarea unui bilet de avion catre un client nou, incepand cu preluarea cererii de la client pana la actiunile rezultate in urma feedback-ului primit dupa terminarea calatoriei.

3. De ce trebuie sa mapez procesele?

Maparea proceselor este o activitate esentiala pe care agentia de turism trebuie sa o faca pentru gestionarea activitatii, a modului de lucru cu clientii si livrarea standardelor de calitate pentru un business construit pe termen lung. Maparea proceselor este o prima actiune din cadrul implementarii unui BPM (business process management). Cand este conceput corect si implementat eficient, un proiect de business process management maximizeaza utilizarea resurselor, a timpului si a investitiilor facute in diferitele solutii de tehnologie in agentie.

 

Pentru mai multe informatii va incurajam sa ne contactati pentru a intelege cum puteti defini si mapa procesele din cadrul agentiei. SynCo ofera servicii de consultanta pentru business process management inclusiv maparea proceselor din cadrul agentiilor de turism si solutii de automatizare a proceselor post-rezervare.

2. Cum mapez un proces?

Maparea sau cartografierea unui proces incepe prin analizarea pas cu pas a celor mai bune practici in executarea actiunilor necesare pentru livrarea unui serviciu sau a unei operatiuni. In platforma de automatizare oferita de SynCo procesele sunt mapate vizual si pot fi modificate cu usurinta atunci cand o optimizare, ajustare sau variatie este necesara.

 

Maparea unui proces ofera vizibilitate asupra detaliilor, a ceea ce intampla operational cu executia pasilor de urmat pentru livrarea serviciului catre clienti asigurand consecventa si conformitate cu procedura operationala sau de lucru.

4. Ce este o platforma de automatizare?

O platforma de automatizare este o solutie digitala sau un software utilizat pentru cartografierea vizuala si executarea automatizata a pasilor dintr-un proces. Este o unealta care nu presupune cunoasterea vreunui cod de programare. Faciliteaza automatizarea fluxului de lucru prin utilizarea unei biblioteci de comenzi de GDS preconfigurate si functionalitati menite sa asigure executia unui proces deja predefinit fara inteventie manuala.

5. Ce procese se pot automatiza prin platforma oferita de SynCo?

Platforma de automatizare ajuta la eliminarea pasilor manuali repetitivi prin executarea automata a proceselor post-rezervare a serviciilor de operare a biletelor de avion din GDS, a proceselor de ticketing si a controlului calitatii, a diferitelor procese de comunicare cu clientii, notificari legate de biletele de avion sau monitorizare suport post-vanzare.

8. Care sunt principalele avantaje ale acestei platforme de automatizare?

Avantajele aduse de utilizarea unei platforme sunt in primul rand economice. Reducand timpul alocat pasilor repetivi si neproductivi, agentia de turism economiseste resurse importante si astfel poate sa isi imbuntateasca profitabilitatea per angajat, la nivel de serviciu sau chiar la nivel de client.

 

Productivitatea per angajat este imbunatatita considerabil multumita schemelor ce ruleaza singure permintandu-le consultantilor sa petreaca mai mult timp in vanzarea serviciului sau

descoperirea nevoilor clientilor.

 

Un avantaj foarte important este cel livrat de standardizarea comunicarii cu clientului prin template-urile specific create per proces/tip de client si utilizarea notificarilor automate. Modulul de asistenta a clientilor ajuta agentia sa tina sub control maniera de servisare a clientilor si indeplinirea obligatiilor contractuale cu clientii in ceea ce priveste termenele de raspuns sau SLA-urile.

6. Ce fel de agentie poate sa foloseasca aceasta platforma de automatizare?

 

Platforma de automatizare poate fi folosita de agentii de turism online, agentii de corporate sau business travel si implicit de cele care opereaza ambele linii de business, B2C si B2B. Pentru a beneficia de avantajele aduse de platforma de automatizare in procesele post-rezervare, agentia de turism trebuie sa utilizeze un sistem global de rezervari pentru emiterea si vanzarea de bilete de avion.

7. Cine din agentia mea ar trebui sa primeasca acces la platforma de automatizare?

Pentru a putea lucra in platforma ca si utilizator, trebuie sa ai cunostinte de ticketing la nivel avansat si sa stii care sunt pasii pe care vrei sa ii automatizezi in procesul post-rezervare. Recomandarea este ca platforma sa fie accesata de persoane cu cunostinte avansate de ticketing si expertiza in activitatea operationala a agentiei de turism.  La momentul implementarii, SynCo ofera training persoanelor din agentie desemnate sa utilizeze platforma de automatizare pentru a mapa corect procesele operationale, pentru a crea schemele de automatizare si pentru a cunoaste toate functionalitatile oferite de solutie.

18. Ce proces anume pot sa automatizez?

Fiecare agentie de turism are propriul mod de organizare a activitatii si fluxuri de lucru care difera in functie de liniile de business si standardele de calitate, infrastructura de tehnologie utilizata si furnizorii integrati. Primul pas spre automatizare este de a mapa procesele si fluxurile de lucru din agentie. O data mapate, este foarte usor de identificat ce pasi sunt repetitivi si ce procese sunt create din activitati cu variabile limitate. Platforma de automatizare livrata de SynCo se concentreaza in special pe procesele legate de ticketing, post-rezervare si customer service pentru clientii agentiei.

 

Procesele supuse automatizarii cel mai frecvent sunt:

 

  • Auto-ticketing, emiterea biletelor de avion din GDS

  • Notificarea calatorilor schimbare orar

  • Transmiterea itinerariului (dupa rezervare)

  • Transmiterea biletului (dupa emitere)

  • Modificarea orarului de zbor (Schedule change)

  • Anularea rezervarilor ne-emise (HX)

  • Rambursarea zborului anulat

  • Reminder check-in

  • Notificari follow up calator

  • Adaugarea de informatii financiar-contabile in rezervare

  • Anularea rezervarilor neemise

  • Vanzarea serviciilor suplimentare

  • Identificarea tarifelor mai mici pentru rezervarile neemise

  • Notificarea agentilor asupra schimbarii statusului unei rezervari

  • Gestionarea cozilor

  • Controlul calitatii

  • Retarifarea automata

17. Cum obtin acces la aceasta platforma?

Accesul la platforma de automatizare se acorda in baza unui contract de abonament lunar cu SynCo. Logarea in platforma se face online de pe orice terminal cu acces la internet printr-un link dedicat si specific agentiei de turism utilizatoare in baza unor credentiale unice de logare, user si parola. 

16. Este acesta un instrument bun pentru agentia mea de turism?

Pentru a evalua beneficiile automatizarii pentru agentia ta e important sa stabilesti care sunt procesele care consuma cel mai mult timp echipei de consultanti si care sunt actiunile de care ai nevoie pentru a te diferentia in piata.  

 

Atunci cand activitatea agentiei de turism este orientata pe client/calator si obiectivul este de a obtine eficienta, automatizarea poata salva timp echipei de consultanti cu pana la 40%.  Dupa prima discutie cu SynCo primesti o analiza a costurilor si a productivitatii echipei prin care poti vedea care sunt economiile ce pot fi obtinute de agentia ta implementand solutia de automatizare livrata de SynCo.

 

Platforma de automatizare este o solutie excelenta pentru agentiile care folosesc activ 2 sau 3 GDS-uri pentru ca uniformizeaza executia proceselor de ticketing si asigura o livrare unitara a proceselor de ticketing. La fel de utila este si agentiilor de turism care lucreaza in mai multe locatii care beneficiaza de standardizarea livrarii serviciilor indiferent de persoana care initiaza procesul.

15. Cum pot invata cum sa folosesc o platforma de automatizare?

In perioada de implementare, SynCo livreaza un curs de pregatire despre utilizarea si functionalitatile platformei in urma caruia poti sa identifici usor procesele ce pot fi automatizate si poti crea reguli noi pentru automatizarea lor.  Atunci cand consideri necesar sau exista actualizari aduse platformei vom lucra impreuna la setarea unor noi scheme.

13. Cate fluxuri de lucru pot automatiza?

Nu exista o limita de fluxuri ce pot fi configurate si rulate in platforma. Singura limita poate fi cea impusa de modelul operational al agentiei sau de experienta de lucru cu business process management.

10. Ce trebuie sa fac pentru a utiliza o astfel de platforma?

  1. Primul pas este sa ne contactezi.

  2. Stabilim o intalnire pentru prezentarea solutiei iar ulterior vom identifica procesele agentiei voastre ce pot fi automatizate.

  3. In urma acestei intalniri iti vom face o propunere comerciala pentru utilizarea platformei.

  4. Apoi este necesara semnarea unui contract de abonament cu SynCo pentru implementarea solutiei.

  5. Implementarea dureaza aproximativ o luna, perioada in care veti participa la un training de produs si vom crea impreuna procesele de automatizare initiale.

  6. Dupa testarea schemelor de automatizare si configurarea conform credentialelor agentiei, veti avea acces in platforma si veti putea crea procese de automatizare noi asa cum aveti nevoie.     

9. Cati bani pot economisi prin automatizare?

Costurile cu angajatii sunt reduse cu 40%. SynCo face analiza costurilor cu procesele si pasii executati manual si analiza de impact a implementarii platformei de automatizare.

 

Un alt procent de 20% reducere de costuri se obtine din maparea si optimizarea proceselor din cadrul agentiei. Avand claritate in executie, angajatii si consultantii de turism sunt eliberati de pasi repetitivi putandu-se astfel concentra pe alte actiuni mult mai productive.

 

Utilizand platforma de automatizare agentia de turism poate economisi bani sau resurse prin faptul ca procesele post-rezervare sunt executate corect si automat, nemaifiind necesara implicarea unui agent cu cunostinte avansate de ticketing.

11. Ce fluxuri de lucru pot automatiza pentru agentia mea de turism?

Recomandarea SynCo este ca agentia sa analizeze si sa evidentieze care sunt cele mai utilizate fluxuri in cadrul activitatii desfasurate pe fiecare linie de business sau departament. In functie de specificul agentiei, primele fluxuri ce ar trebui automatizate sunt cele operationale incluzand cele de customer care, de vanzari, de marketing sau chiar financiar-contabile.

 

Platforma de automatizare oferita de SynCo ajuta agentia de turism in eficientizarea fluxurilor de lucru legate de vanzarea biletelor de avion din GDS, de comunicarea cu clientii, de suport clienti si monitorizarea indicatorilor de performanta din contractele cu clientii.

12. Ce departamente pot beneficia de aceasta platforma de automatizare?

Platforma oferita de SynCo deserveste in principal departamentele de operatiuni, ticketing, marketing, customer care dar si cel financiar. 

14. Cum functioneaza platforma de automatizare a proceselor post-rezervare?

 

Platforma este conectata si comunica permanent cu sistemele globale de distributie (GDS) pentru a "citi" rezervarile din sistem iar in baza unor reguli predefinte executa comenzile specifice in locul consultantului de turism. Procesul automatizat ruleaza pe regulile predefinite si create de utilizator in baza diagramelor operationale. Diagramele operationale sunt create vizual prin metoda drag & drop avand la dispozitie o gama variata de actiuni si conditii. Schemele operationale verifica constant PNR-urile pentru actualizari si actioneaza conform conditiilor setate in schema de automatizare.

19. Cum pot vedea ce anume executa schemele de automatizare?

Platforma afiseaza centralizat fiecare schema care ruleza si PNR-ul pe care opereaza un anumit proces. Utilizatorul are vizibilitate in orice moment asupra actiunilor livrate de schemele de automatizare putand astfel sa decida daca anumite procese pot fi optimizate sau schimbate. In acelasi timp pot fi vizualizate schimburile de mesaje intre platforma si GDS.

In fiecare luna SynCo transmite un raport detaliat cu schemele de automatizare rulate si PNR-ele procesate in functie de numarul de automatizari facute.

20. Care sunt costurile acestei platforme de automatizare?

Costurile pentru utilizarea platformei tin de volumul de PNRe procesate de agentia de turism. Costul este aplicat la nivel de PNR procesat indiferent de numarul de scheme de automatizare realizate per PNR.

Contacteaza-ne pentru a afla ce costuri poate avea agentia ta si ce sume poti salva prin automatizare.

Intrebari frecvente